שמעתם פעם מישהו שמתלונן על ישיבה קצרה מדי? ישבתם בישיבה בעבודה שהתארכה יותר מדי ועדיין העבודה לא נעשתה? קרה לכם שאנשים הגיעו מאוחר לישיבה חשובה ובגללם כולם התעכבו? למה זה קורה ואיך אפשר למנוע את זה?

הפסיכולוגיה של ישיבות עבודה

לישיבות עבודה יש מטרה מוצהרת והיא לקבץ במקום אחד מספר אנשים על מנת לדון בנושא משותף ולקבל החלטות בנוגע למשימות שנקבעו. המנגנון המקובל הוא ישיבה פיסית בחדר אחד או אפילו שיחת ועידה שבה אנשים נמצאי באיזורים שונים בארץ או בעולם. לישיבות יש גם תפקיד ביצירת מבנים ארגוניים ושגרות עבודה ויש להם גם תפקיד ביצירת ושימור ההיררכיה הארגונית. לכל הצרכים שתיארתי יש השלכות פסיכולוגיות על התפקוד של החברה, לדוגמא ישיבה תקופתית של עדכון על פרוייקט יוצרת לוח זמנים ומעודדת עבודה לקראת הישיבה הבאה, מקבעת את ההיררכיה של מנהלי הישיבה לעומת שאר המשתתפים ומאפשרת לעובדים אינטראקציה עם עובדים אחרים. יש גם מנהלים שמשתמשים בישיבות עבודה על מנת לספק צרכים נרקיסיסטיים שלהם, שכן בישיבה הם יכולים להראות בפני קבוצה רחבה שהם המנהלים, הם מחליטים ולהציג חזון ויכולת.

הבעיה היא שבגלל שהישיבות האלו מספקות צרכים אישיים וחרבתיים רבים, בארגונים רבים ישיבות עבודה יכולות לתפוס אפילו 30% מזמן העבודה. מחקר שפורסם ב MIT הראה שבחמישים השנים האחרונות זמן הישיבות של מנהלים קפץ מעשר שעות שבועיות לעשרים ושלוש שעות בשבוע. אנשים מוצאים עצמם מוזמנים לישיבות ועוד ישיבות שנמשכות זמן רב מדי והם שואלים את עצמם 'למה זה לא נגמר?'. אחרים מוזמנים לישיבה שאין להם הרבה מה לתרום לה. במקרים אלו או שהם ידברו בישיבה (שוב, כדי להראות נוכחות, כדי שישמו לב אליהם או אולי אפילו כדי לתרום לדיון, תלוי במבנה האישיות), או שהם פשוט יעבירו את הזמן בעיסוק אחר וישאלו את עצמם מה העם עושים שם.

חשוב להבין שככל שיש יותר אנשים בישיבה התרומה שלהם לדיון הולכת ופוחתת. מדובר בתופעה פסיכולוגית שנקראת בטלה חברתית (Social Loafing) ומסתבר שככל שיש יותר אנשים בקבוצה כך כל אחד משקיע פחות אנרגיה בעבודה ביחס לאיך שהוא היה משקיע אם היה עובד לבד. במקרים אלו התפוקה לא מיוחסת לבעיית תקשורת או בעיות תיאום, אלא לעובדה שאתה מניח (פסיכולוגית) שיש מספיק אנשים שיתרמו כך שאתה אישית לא צריך להתאמץ כל כך. בדיון שבו יש 15משתתפים, אתה יכול בשקט לנמנם כי מישהו אחר מקשים ואתה לא צריך לחשוב על פתרונות יצירתיים כי מישהו אחר יעשה את זה. הבעיה היא שהאפקט הפסיכולוגי של בטלה חברתית משפיע על כולם.

איך הפסיכולוגיה של ישיבות בעבודה יכולה להשתפר?

אם אנחנו מבינים את המנגנונים הפסיכולוגים שפועלים על הקבוצה היושבת בדיון ועל מי שמנהל את הדיון (כמובן שזה הרבה יותר מורכב כי פסיכולוגיה פועלת במקביל גם ברמה האישית וגם הקבוצתית) אז אנחנו יכולים לעשות דברים שישפיעו על היעילות של הדיונים בחברה שלנו:

תשקיעו הרבה יותר זמן בתכנון הפגישה
אחת הבעיות הכי נפוצות בפגישות היא שלא ברור מה המטרה של הפגישה, גם עבור מי שמזמן את הדיון. אם לא ברור לך מה אתה מנסה להשיג ואיך אתה יכול להשיג את זה, הרי שלא תשיג את זה. למי שמזמן את הפגישה יש מחוייבות לקבוע מראש את המטרות. אפשר להתייעץ עם מישהו אחר בצוות מה רוצים להפיק מהדיון ובעיקר כדאי להשקיע זמן ולחשוב על המטרות כדי שגם תוכלו להגיע אליהן בסוף הדיון

תשקיעו יותר זמן במחשבה על רשימת המשתתפים.
תשאלו את עצמכם בזהירות רבה: האם כל האנשים האלו באמת צריכים להיות בפגישה? אולי חלק מהם יכולים לקבל סיכום דיון עם החלטות? אולי לאחרים עדיף לקבל שיחת טלפון מסכמת? האם אנחנו מזמינים אותם משיקולים פוליטיים תוך ארגוניים, משיקולי כבוד או מסיבה אחרת? אם אתם יכולים להוריד ארבעה אנשים מפגישה של שעה, זה 4 שעות עבודה שנוספו לחברה.

תקבעו ביומן חצי מהזמן שהתכוונתם לתת לפגישה. 
פגישות הן כמו מסטיק. לרוב הן נמתחות כדי למלא את הזמן שקבעו להן. אם קבעתם דיון של שעתיים ברוב המקרים הישיבה תסתיים אחרי שעתיים גם אם חלק משמעותי מהזמן בוזבז על הכרות, נאומים חוצבי להבות אך חסרי משמעות וזליגה לנושאים לא קשורים. ככל שהדיון ארוך יותר כך כולם ירגישו צורך לדבר כדי למלא את הזמן (כי הכי קשה לנו זה לשבת בשקט ולשמוע דממה). אם תקצרו את אותו דיון לשעה אחת, סיכוי גבוה שתספיקו את אותו דבר רק בפחות זמן. תנסו לקצר דיונים של שעתיים לשעה אחת ודיונים של שעה לחצי שעה. תגבילו אורך מצגות ותבהירו שמי שלא מספיק לא יוכל לדבר.

אל תתחילו באיחור
יש אנשים שמאחרים לדיונים ויש אנשים שמאחרים לדיונים באופן כרוני. יש מנהלים שמגיעים אחרונים כדי שכולם יחכו להם כי הזמן שלהם יקר (כאילו שהזמן של האחרים פחות יקר). אם זימנתם דיון עם 9 משתתפים והתחלתם בעשר דקות איחור, זה שעה וחצי מבוזבזת. לא חבל? תתחילו את הדיונים בשעה שנקבע ודי מהר כולם יבינו את העניין. אף אחד לא אוהב שרואים שהוא נכנס באמצע דיון.

אם זה רלוונטי, תשקלו לנהל ישיבות בעמידה
במקור, זה התחיל בחברות הייטק שפיתחו בגישה שנקראת Agile אבל יש ארגונים רבים שאמצו את השיטה הזו (והיא לא מתאימה לכולם), ועושים ישיבות עדכון קצרות של עשר דקות בעמידה במסדרון או בחדר הישיבות. הרעיון הברור הוא שאף אחד לא אוהב לעמוד הרבה זמן, לכן האנשים יקצרו בדבריהם ויקבלו מהר החלטות.  המחקרים מראים שהישיבות האלו מתקצרות בשני שליש זמן בלי פגיעה משמעותית באיכות ההחלטות. יש הרבה סיבות מדוע זה לא פרקטי, אבל שווה לשקול אותם.

סיכום:
השאלה הכי חשובה שאתם כמנהלים צריכים לשאול את עצמכם היא האם בכלל צריך לקיים את הישיבה? אולי כמה שיחות טלפון או מיילים יחסכו את כל הישיבה? יש הרבה סיבות נכונות לכנס דיון, אבל אתם חייבים לפחות לשאול את עצמכם. נכון שזה לוקח זמן לחשוב על כל ההיביטים האלו, אבל זה בטוח פחות זמן מכל הזמן של כל המשתתפים.